L'hyper-sollicitation, un vrai risque pour l'organisation

Dans un monde où les individus sont hyper-sollicités, l'attention et la pleine présence sont constamment challengées. Les technologies en sont les premières responsables. Facilitant la communication, elles imposent une stimulation continue et incitent à multiplier les tâches en parallèle.

L'hyper-sollicitation impacte la productivité individuelle et collective et peut engendrer des risques pour la santé mentale des collaborateurs.

Les situations d'interruption impactent la productivité

L'individu est confronté à la course du temps, à de nombreuses priorités, parfois même contradictoires.

Les interruptions de tâches diminueraient fortement la productivité autant individuelle que collective. Ce phénomène est illustré par la loi de Carlson, également appelée séquences homogènes. Cette théorie, formulée par l'économiste suédois Sune Carlson, stipule que tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s'il était effectué de façon continue " avec le constat suivant " le temps perdu à cause d'une tâche est supérieur au temps de l'interruption ".

D'après le Dr David Rock, les distractions feraient perdre en moyenne 2,1 heures par jour. Sur le plan neurologique, le cerveau est en permanence à la recherche d'informations et de distractions. Les interruptions proviennent principalement des technologies (téléphones, tablettes, ordinateurs...) et de l'agencement des environnements de travail.

Les travaux de Gloria Mark, professeure en psychologie, démontrent que les technologies affectent l'attention. En moyenne, les individus passent seulement 47 secondes sur un écran avant de déplacer leur concentration. Ses recherches révèlent également qu'il faut environ 23 minutes et 15 secondes pour se reconcentrer sur la tâche initiale après avoir été interrompu.

Des risques psychosociaux avérés

Les conséquences de ces interruptions de tâches ne se limitent pas à la productivité. Elles engendrent également des risques psychosociaux, notamment le stress, la frustration, la fatigue et la surcharge mentale.

Selon l'INRS (Institut national de recherche et de sécurité), les risques associés aux technologies de l'information et de la communication (TIC) sont accentués par :

• L'interruption et la fragmentation des tâches (pour répondre à un mail, à un appel...) ;
• La porosité entre sphère professionnelle et sphère privée, ce qui réduit le temps de récupération physique et psychique des salariés ;
• L'affaiblissement des relations interpersonnelles/ des collectifs de travail ;
• Le renforcement du contrôle de l'activité ;
• La surcharge informationnelle.

Des premières actions possibles pour limiter la dispersion

Selon Sykes E.R , les employés du secteur tertiaire sont interrompus toutes les 4 minutes.
Afin de limiter ces conséquences, plusieurs actions peuvent être mises en place :

De manière individuelle :
• Désactiver les notifications sur le téléphone et les e-mails ;
• Éviter les actions multitâches (par exemple, se focaliser sur la réunion et ne pas écrire de messages ou e-mails pendant celle-ci) ;
• Établir une liste de tâches acceptables et réalisables : prioriser les actions, distinguer ce qui est important de ce qui est urgent en les hiérarchisant. Par exemple, en utilisant la matrice d'Eisenhower (Urgent / Important) ;
• Apprendre la concentration avec des techniques telle que la méditation et la pleine conscience ;
• Effectuer un coaching individuel (permettant d'apprendre à gérer l'écoute active, la gestion des priorités, l'équilibre pro/perso...)

De manière collective :
• Réduire la durée des réunions : établir des règles de présentation et de durée permettant d'être mieux préparé, plus efficace et plus pragmatique ;
• Diminuer le nombre de participants aux réunions en ciblant seulement sur les personnes ayant un rôle décisionnaire (ce qui réduit considérablement le coût de chaque réunion). Les personnes présentes à titre informatif sont informées avec un compte-rendu ;
• Mettre en place des règles de méta-communication au sein de l'équipe : sur les façons de travailler efficacement ensemble (plages horaires " ne pas déranger " différentes pour chacun, modes de communication à privilégier...).
• Avoir un coaching collectif pour travailler en équipe sur l'efficience opérationnelle, la gouvernance...

Pour contrer l'hyper-sollicitation, des actions concrètes peuvent faire une différence significative. En investissant dans ces stratégies, les entreprises favorisent un environnement de travail plus efficace et plus propice au bien-être des collaborateurs.

Maureen Bassard est Coach certifiée, praticienne en Appreciative Inquiry, facilitatrice, formatrice, change manager.